El archiconocido Excel de Microsoft es uno de los programas más útiles del mundo, pero también de los que más miedo da usar debido a que, en un principio, puede resultar un poco complicado de dominar. Sin embargo, sabiendo nociones básicas y sobre todo las funciones adecuadas, sacar partido de Microsoft Excel te hará, realmente, la vida más fácil. Te explicamos las fórmulas básicas que te ayudarán a dominar el programa y ser un experto en esta hoja de cálculo.
Y la pregunta que muchos os haréis es: ¿para qué sirve Excel? Pues para responder a esta pregunta te diremos que es un programa que se puede usar desde para sumar simples cantidades a llevar las cuentas del día a día en casa, saber si llegarás a fin de mes, calcular porcentajes e incluso para llevar la contabilidad de una empresa. Sí, hay diferentes niveles de uso, pero realmente dominar sus nociones básicas es bastante sencillo y, realmente, es un programa muy útil.
¿Cómo escribir una fórmula en Excel?
Empecemos por lo más básico. ¿Cómo se escribe una fórmula en Excel? Es más sencillo de lo que parece, no te preocupes.
En una hoja de cálculo cualquiera, veremos que tenemos una columna con números y una fila con letras(con estas dos variables nos ayudan a localizar cualquier celda, por ejemplo, A3). Justo encima de la hoja de cálculo, tenemos en generador de fórmulas (o funciones), una barra precedida de los símbolos fx que es dónde escribiremos las fórmulas.
Introducir fórmulas se puede hacer de dos maneras diferentes. Por un lado, la manual: tras seleccionar la celda donde queremos el resultado, en la caja de fórmulas escribiremos el símbolo igual (=) y a continuación la fórmula. Ese igual al inicio marca que a continuación viene una fórmula.
La otra manera es usar el generador de fórmulas: haciendo clic en el ‘fx’ anterior a la barra aparecen las diferentes opciones de fórmulas. Esto también se puede lograr en la celda donde queremos el resultado de la fórmula, hacemos clic con el botón secundario del ratón y seleccionamos ‘insertar función’.
Suma, resta, división, multiplicación
Empecemos por las fórmulas básicas, esas que sirven para hacer operaciones sencillas que podríamos hacer pensando, con la calculadora del móvil o con papel y lápiz. Pero con Excel es más sencillo…
SUMA
Imaginemos que tenemos cinco celdas en columna con unas cantidades (por ejemplo, gastos en euros) y queremos sumarlas. Sencillo: en la celda donde queremos el resultado, insertamos la fórmula SUMAdesde el generador o escribiendo:
=SUMA(primera celda:última celda)
Puntualicemos aquí el significado de ese ‘:’ que hay en medio de los paréntesis. Sirve para marcar un rango de celdas: en vez de teclear B1+B2+B3+B4+B5 podemos indicar B1:B5. Fácil, ¿no? Recuerda que eso sirve para todas las fórmulas.
RESTA
Ahora, la resta de toda la vida.
=primera celda-última celda
PRODUCTO / MULTIPLICAR
¿Cómo multiplicar varias celdas? Con esta fórmula:
=PRODUCTO(celda1*celda2)
Y si lo que queremos es multiplicar una o varias celdas por un número, la fórmula es la siguiente:
=PRODUCTO(celda primera:celda última; X)
(sustituyendo la X por el número a multiplicar).
DIVISIÓN
Creo que ya sabes cómo hacerla… ¿verdad? Es sencillo:
=DIVISIÓN(celda1/celda2)
Un truco/inciso. Si en realidad sólo queremos hacer fórmulas con dos celdas, podemos resumir esas fórmulas. Por ejemplo, poniendo =B1/B2 para una división o =B1*B2 para multiplicar. Es más rápido y para operaciones sencillas, funciona.
PROMEDIO
Para saber la media aritmética / promedio de una serie de celdas, esta es la función:
=PROMEDIO(celda primera:celda última)
Imaginemos que el promedio es de varias celdas no correlativas (B1, B3 y B5). ¿Cómo hacerlo? Es sencillo:
=PROMEDIO(B1;B3;B5)
MÁXIMO Y MÍNIMO
Por último, si queremos encontrar el valor máximo y mínimo de una serie de valores, la fórmula es la siguiente:
=MAX(celda primera:celda última)
=MIN(celda primera:celda última)
Fórmulas de porcentajes
Además de las funciones básicas antes comentadas, hay algunas otras funciones muy útiles como son los porcentajes. Sí, esto siempre es más complicado de calcular a mano o con el móvil, y Microsoft Excel será nuestro mejor aliado.
CALCULAR EL PORCENTAJE SI SABES LA CIFRA Y EL TOTAL
Si tenemos la cifra total y una cifra inicial, podemos saber cuál es el porcentaje que representa la cifra respecto del total. Se puede hacer directamente con los números o con las celdas. Sería así:
=cifra/total
Recuerda marcar la casilla % para convertirla en porcentaje.
CALCULAR LA CIFRA INICIAL SI SABEMOS LA FINAL Y EL PORCENTAJE
En este caso, queremos saber la cifra inicial y solo tenemos el porcentaje y la final. Se calcula así:
=A2/(1-B2)
CALCULAR EL TOTAL SI CONOCES LA CANTIDAD Y EL PORCENTAJE
En este caso tenemos la cifra inicial y el porcentaje de incremento. Podemos saber el total así:
=cifra inicial*(1+porcentaje)
CALCULAR LA DIFERENCIA ENTRE DOS NÚMEROS COMO UN PORCENTAJE
Imaginemos que tenemos dos números y queremos saber la diferencia en porcentaje entre ambos. Deberemos aplicar la siguiente fórmula:
=(cifra final-cifra inicial)/ABS(cifra inicial)
¿A que son útiles estas fórmulas? Con ellas ya puedes tener una contabilidad básica de los gastos del hogar o hacer un presupuesto rápido.
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